Confier vos archives à l’Ifao
Politique d’acquisition des fonds et des collections d’archives de l’Institut français d’archéologie orientale du Caire
La politique d’acquisition d’archives énonce les champs d’acquisition que l’Institut français d’archéologie orientale du Caire (Ifao) entend privilégier et les critères sur lesquels il s’appuie pour déterminer l’intérêt d’un fonds. Elle est aussi un instrument de mesure permettant aux cédants éventuels d’évaluer la capacité de l’Ifao d’assurer la conservation des documents.
Le service des archives et collections de l’Ifao est en charge de la gestion des acquisitions. Sa mission est d’en assurer toutes les fonctions et les responsabilités : la conservation, le traitement des fonds et collections d’archives, et leur diffusion auprès des chercheurs et du public concerné. Il planifie les acquisitions et négocie avec les propriétaires d’archives toutes les ententes nécessaires qui entrent dans le cadre de la politique d’acquisition.
Champs d’acquisition
L’Ifao porte un intérêt à tous les documents traitant de l’histoire de l’Égypte et de l’activité archéologique aux Proche-Orient et Moyen-Orient, y compris les documents se rapportant à des personnes physiques ou morales qui ont eu une incidence dans le milieu dont elles sont issues ou dans lequel elles ont rayonné.
L’Ifao acquiert des archives :
- relatives aux recherches archéologique et historique sans limite de temps ;
- familiales et personnelles ;
- sur les institutions françaises.
Modalités d’acquisition
L’Ifao acquiert des documents d’archives qui lui sont confiés par donation. Il peut, selon les circonstances, accepter la garde de fonds ou d'une collection d’archives, par dépôt, dans des situations jugées exceptionnelles.
La procédure de cessation et d’acquisition d’archives comprend la rédaction :
- par le cédant d’une lettre d’intention de don qui détaille les conditions dont le don est assorti (un modèle de ce document pourra lui être fourni par l’Ifao) ;
- par le cédant d’un bordereau de versement où sont décrits sommairement les documents (un modèle de ce document pourra lui être fourni par l’Ifao) ;
- par l’Ifao d’une lettre d’acceptation du don dans laquelle est indiqué que les documents reçus acquerront le statut d’archives publiques imprescriptibles et inaliénables à l’issue du don.
Paramètres d’acquisition
Un comité d’acquisition étudie et donne son avis sur les projets d’acquisition et fait des recommandations sur toute question concernant le don. Le comité est composé du directeur, du directeur des études et du responsable du service des archives et collections de l’Ifao.
L’acquisition d’un fonds ou d’une collection d’archives est évaluée et analysée en fonction d’un certain nombre de critères comme :
- le type de support de l’information ;
- l’importance historique des documents ;
- la représentativité par rapport à une période, une région ou un domaine spécifique ;
- la pertinence des fonds en fonction des champs actuels et nouveaux de recherche ;
- la complémentarité par rapport aux fonds déjà présents à l’Ifao ;
- les exigences du cédant éventuel ;
- l’originalité des documents ;
- l’état de conservation des documents ;
- le volume des documents ;
- l’homogénéité des documents.
Le comité d’acquisition est habilité à examiner tout plan ou projet d’acquisition dérogeant aux règles définies par la Politique d’acquisition d’archives de l’Ifao et à recommander l’approbation ou le refus.
Supports éligibles à l’acquisition
Tous les types de support peuvent être conservés au service des archives et collections de l’Ifao : documents écrits, numériques, enregistrements sonores, vidéos, microfilms, peintures, plaque de verre, œuvres graphiques, cartes, etc. à condition que les formats soient encore lisibles au moment de l’acquisition.
L’Ifao n’acquiert pas d’objets de nature muséographique. Toutefois, pour un fonds donné, il peut conserver certaines pièces significatives de la carrière ou des activités de son créateur tels que médailles, plaques et objets personnels ou relatifs à ses fonctions.
Aide au cédant
Le service des archives et collections est en mesure d’assister le cédant pour organiser et trier les documents dont il souhaite faire don à l’Ifao. L’Ifao prend en charge le convoyage des archives depuis l’endroit où elles se trouvent jusqu’au service des archives où elles seront conservées.
Pour toute question, vous pouvez contacter le service des archives et collections de l’ifao : archives@ifao.egnet.net