Institut français
d’archéologie orientale du Caire

IFAO

Les données de la recherche

Afin de répondre à ses obligations légales concernant la sauvegarde des données produites par des opérations scientifiques financées par des fonds publics, l’Ifao a mis en place un protocole de gestion des archives scientifiques en se fondant sur les arrêtés du 16 et 27 septembre 2004 émis par le Ministère de la Culture (NOR : MCCB0400762A et MCCB0400702A). Les objectifs fixés sont de collecter annuellement les données traitées des missions archéologiques et d’en assurer l’archivage pérenne, c’est-à-dire la conservation à long terme et leur accessibilité, tout en préservant leur intelligibilité. 

Le système qui a été mis en place doit permettre au chercheur d’analyser en détail son processus de production de données, et le cas échéant de l’améliorer ou le reconfigurer. L'objectif est que le service des archives collecte des données traitées, c’est-à-dire des données organisées (classement) et identifiées (enrichissement des métadonnées) qui respectent la cohérence des principes de classement établis par le service des archives pour l'ensemble de ses fonds et qui puissent être intégrables dans ses logiciels de gestion. Le système de gestion des données a été élaboré de manière à ce que les documents versés puissent répondre aux principes FAIR[1], c’est-à-dire être afin qu’ils soient trouvables, accessibles, interopérables et réutilisables. La question de la pérennité technique des formats et des supports est encore à l’étude. 

Les étapes du système de gestion des données

Dans le cadre d’une opération de terrain, quatre étapes rythment le cycle de vie des données : 

  1. La planification : phase préparatoire pendant laquelle le responsable d’opération rédige ou fixe les règles pour la création et la gestion des données qui seront produites sur le chantier et en informent les membres de sa mission.
  2. La collecte des données : opération réalisée sur le chantier de fouille durant laquelle le responsable de la mission, ou un référent, regroupe les données et s’assure que les membres de sa mission suivent et appliquent les règles qui ont été fixées.
  3. L’analyse des données : étape charnière importante préalable au versement des données au service des archives. Le référent archives prépare le versement. Il met les données en forme et s’assure que leur contexte de production est préservé.
  4. Le dépôt des données : transfert de responsabilité des données produites au service des archives de l’Ifao. Les archives physiques et numériques doivent être envoyées au service à la fin de la mission. Le transfert est matérialisé par la signature des deux parties d’un bordereau de versement décrivant dans les grandes lignes les archives qui ont été transmises. 

Pour chacune des étapes 2 à 4, une procédure fixe les modalités de leur application. Elles sont décrites dans un guide de classement, d’enregistrement et de versement des données de la recherche qui a été rédigé en conformité avec les textes de loi en concertation avec les acteurs de la recherche à l'Ifao et en s’inspirant des pratiques éprouvées par d’autres institutions nationales confrontées aux mêmes enjeux. Un référent archives, désigné par le responsable d'une opération archéologique, sera le relai entre la mission et le service des archives. C'est lui qui s'assurera que toutes les étapes de la procédure sont respectées.  

Le schéma ci-dessous présente le cycle de vie des données produites par les opérations archéologiques en expliquant les étapes de leur traitement après versement au service des archives de l’Ifao.

 

cycle_données

 

Les outils

Le guide de classement, d’enregistrement et de versement des données de la recherche est un mode d’emploi qui explique aux chercheurs les fondements du système mis en place qui s'appuie sur :

Ce système garantira la sauvegarde, la conservation et la confidentialité des données.

En annexe du guide, les textes de lois relatifs à la gestion et l'archivage des données de la recherche ont été réunis pour indiquer au chercheur ses obligations et e cadre légal de ses versements.

Guide de classement, d’enregistrement et de versement des données de la recherche
Tableur IDATA d'enregistrement des données (à utiliser après avoir lu le guide de classement)

Des fiches pratiques résumant les étapes et les modalités de la procédure ont été rédigées afin de faciliter la prise en main du nouveau système par les chercheurs. Une liste indicative énumère les données produites par les topographes, les céramologues et les photographes qui doivent être versées aux archives. Cette liste est amenée à évoluer au gré de l'apparition de nouveaux formats utilisés dans le cadre de la mise en application de techniques innovantes d'acquisition des données.

Fiche pratique Chronologie des étapes de la procédure
Fiche pratique Classer ses archives
Fiche pratique Enregistrer ses archives
Liste des données techniques à verser

 

[1] L’acronyme FAIR pour Findable, Accessible, Interoperable, Reusable, définit les principes qui ont pour objectif de guider le partage et la publication des données en explicitant les caractéristiques qu’elles doivent présenter pour être faciles à trouver et utiliser aussi bien par les humaines et les machines.