Institut français
d’archéologie orientale - Le Caire

Postes & emplois

emploiAdjoint-e en charge de l'accueil et de l'hébergement


Postes de la fonction publique

Il n'y a pas de postes de la fonction publique vacants à ce jour.

Emplois locaux

Adjoint-e en charge de l’accueil et de l’hébergement


Institut Français d’Archéologie Orientale du Caire.

Pôle Ressources.


Type de contrat: CDD annuel de droit égyptien, renouvelable;

Date d’embauche: 1er novembre 2019;

Horaires du bureau: de 8h à 16h (une heure de pause méridienne incluse, avec disponibilité à travailler au delà des horaires et pendant les jours fériés et les week-end;

Assurance sociale, mutuelle et primes collectives;

45 jours de congés payés (congés obligatoires inclus, du 1er au 31 août);

Salaire versé sur 13 mois.


L’adjoint-e en charge de l’accueil et de l’hébergement encadre un service de trois personnes. Il-Elle accueille les visiteurs aux profils très divers et représente l’image de l’établissement auprès d’eux.Il-Elle gère les réservations d’hébergement et les réservations de billets d’avion. Il-Elle participe activement aux événements organisés à l’Institut Français d’Archéologie Orientale.


Accueil des visiteurs et plateforme de renseignements

- Accueille, oriente, renseigne les visiteurs, physiquement, par mail ou par téléphone. Il-Elle s’efforce de délivrer le maximum d’informations afin d’éviter les visites non attendues. En lien avec les agents de sécurité, il évite toute visite non appropriée. Il répond à des demandes diverses afin de faciliter le séjour des visiteurs (réservations de transport, informations générales).

- Il-Elle délivre également des informations au personnel afin de faciliter les échanges et la communication interne et met à jour certaines informations sur l’intranet.

- Il-Elle traduit des documents d’information et participe à la réalisation du guide de bienvenue.

Gestion de l’hébergement

- Il-Elle gère les demandes de réservation de chambres en optimisant au mieux l’utilisation des espaces et selon les priorités définies par la direction.

En lien avec le service des Affaires générales, il-elle planifie les courses des chauffeurs pour les transferts à l’aéroport.

- En contact direct avec les demandeurs, et après avoir vérifié les pièces et les informations nécessaires, il-elle assure les réservations de billets d’avion auprès des partenaires et de la plateforme de réservation. Il-Elle vérifie les factures et les ordres de mission, afin d’assurer le service fait auprès du service des Finances.

- Il-Elle s’assure que les chambres sont accueillantes et ne présentent aucune anomalie.

Participation aux événements organisés à l’Institut Français d’Archéologie Orientale

- Il-Elle assure la réservation des salles de réunion et de conférence et des équipements nécessaires.

- Il-Elle transmet les informations dont il peut être destinataire à l’assistante de direction pour établir les ordres de mission et les listes de participants.

- En lien avec le service des Affaires générales, il-elle coordonne le service des pauses café ou du catering. Dans le cas d’événements particuliers nécessitant une prestation de plus haute gamme, il-elle coordonne directement le service et fait intervenir les prestataires adéquats et peut participer directement à l’organisation (achats, coordination des équipes de préparation et de service).

- D’une manière générale et en lien avec le Service Communication, il-elle s’assure que toute la logistique des événements est en ordre.

Encadrement : un agent d’accueil, un agent de service, une lingère

- Il-Elle planifie le travail des agents et en contrôle la qualité.

- Il-Elle assure le suivi des congés, horaires de travail, heures supplémentaires, absences et retards.

Coordonne l’évacuation en cas d’alerte


- Expérience de trois ans au moins en relations publique, multiculturelle ou en autre domaine impliquant une grande aisance relationnelle, interprofessionnelle et interpersonnelle

- Maîtrise des langes de travail, le français, l’anglais et arabe, à l’oral comme à l’écrit (niveau C1-C2)

- Compétence en informatique bureautique (Word, Excel et logiciel de gestion)

- Capacité à travailler d4une manière autonome et discrète

- Capacité à s’adapter et à s’organiser face à des aléas et des situations professionnelles complexes et inédites.


- Travail au contact du public et dans un espace ouvert avec des multiples interruptions ayant une incidence sur la concentration ;

- Le poste requiert une grande disponibilité et flexibilité étant en contact au-delà des horaires de travail et pendant les jours chômés en fonction des demandes et des urgences.


Titulaire d’un diplôme universitaire


Pour faire acte de candidature, merci d’envoyer par voie électronique un curriculum vitae détaillé et une lettre de motivation au plus tard lundi 30 septembre 2019à l’adresse suivante:rh@ifao.egnet.net en mentionnant en objet l’intitulé du poste.


Stages

Il n'y a pas de stages proposés à ce jour.

Bourses

Il n'y a pas d’appel à ce jour.

Contrats doctoraux

Il n'y a pas d’appel à ce jour.