Règlement du service
Consultation des archives et des collections archéologiques
a) Le nombre de documents consultables peut être limité en raison de l'espace disponible et pour des raisons de sécurité. Nous ne pouvons garantir que tous les documents demandés seront disponibles pour étude au moment de votre visite. Certains fonds peuvent être en cours de traitement, faire l’objet d’une campagne photographique ou de restauration.
b) La communication des versions numériques des documents demandées sera privilégiée si elles existent. Les originaux seront consultés pour étude de manière exceptionnelle.
c) Les objets archéologiques demandés seront comptés à la livraison au chercheur, et seront comptés à la fin de sa visite. Un chercheur ne peut terminer son séjour aux archives sans en avoir informé l’archiviste et que ce dernier ait procédé au comptage des objets.
d) Tout utilisation d’un équipement électrique autre qu’un ordinateur portable ou une tablette doit être validée par le personnel du service des archives et collections.
e) Seuls les crayons (mine graphite) sont autorisés à proximité des documents. L'utilisation de tout autre outil pour écrire est à la discrétion du personnel des archives.
f) Certains objets et documents ne peuvent être manipulés que par le personnel des archives.
Mise à disposition de matériel
Dans la limite des disponibilités, le service des archives et collections pourra mettre à la disposition du chercheur qui en fait la demande le matériel suivant : gants en coton, loupe, binoculaire, feuille transparente rétroéclairée, matériel de mise sous verre des papyrus, outils divers pour la manipulation des documents.
Prise de photographies, digitalisation et empreinte
La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) considère que l’utilisation d’un appareil photographique, d’un smartphone ou d’une tablette par les demandeurs, à l’occasion de la consultation sur place des documents administratifs contenant des informations publiques, n’est ni prévue, ni exclue par le Code des relations entre le public et l’administration (CRPA). L’administration n’est légalement tenue d’y faire droit que lorsque d’autres modalités de communication, telle que la reprographie, ne sont pas praticables eu égard, en particulier, à la nature, à la taille ou à la fragilité des documents, et sous réserve que ce mode d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. À ce titre, il appartient à l’administration, saisie d’une telle demande, d’apprécier au cas par cas, compte tenu notamment de sa capacité d’accueil, des moyens de surveillance dont elle dispose, des autres demandes dont elle est saisie et des conditions dans lesquelles l’opération de numérisation serait réalisée, les perturbations qui pourraient en résulter et par conséquent la suite qu’il convient de lui donner (Conseil n° 20103177 du 27 juillet 2010, avis n° 20136009 du 6 juin 2013).
a) Le service des archives et collection de l’Ifao autorise la prise de photographies d’un document administratif (pour savoir ce qui est défini comme un document administratif se reporter ici) contenant des informations publiques sous droit d’auteur ou non, à condition que la copie soit réalisée dans le cadre d’un usage privé sans visée de diffusion et que cela ne mette pas en péril la conservation du document. La prise de photographie doit être réalisée en respectant les consignes suivantes :
- La prise de vue doit être réalisée dans la salle de travail ;
- l’usage du flash est interdit ;
- l’usage d’un trépied ou de tout autre équipement photographique, à l’exception de l’appareil-photo, est interdit.
Sont exclus de cette disposition un certain nombre de documents qui ne peuvent être pris en photo :
- Les archives privées ;
- les archives publiques administratives contenant des informations non publiques ;
- les archives non-administratives ;
- les manuscrits et les parchemins ;
- les collections archéologiques.
b) L’usage d’un scanner est interdit. Seul le service des archives et collections est habilité à effectuer la digitalisation par scanner des archives et des collections archéologiques. Le chercheur pourra en faire la demande en remplissant le formulaire de demande de numérisation.
Si la demande est acceptée, il recevra un copie numérique numérotée et réalisée à partir des normes de numérisation de l’Ifao. Le nombre de demande étant en constante augmentation, le service n’est pas en mesure de fixer une date de remise des documents. Nous rappelons que les copies numériques des documents d’archives sont confiées pour étude seulement. Aucune exploitation n’est possible sans avoir obtenu l’autorisation préalable du service des archives et collections de l’Ifao. Si le demandeur voulait utiliser un document inédit dans une publication, il devra suivre une procédure qui est expliquée dans l'onglet Commander des reproductions .
c) La prise d’empreinte en silicone ou en cire est interdite, sauf dans certaines conditions. Se rapprocher du personnel du service des archives et collections pour connaitre les modalités de cette décision.
Précautions particulières pour la consultation des papyrus
a) Les papyrus doivent être rangés au même emplacement que là où ils ont été pris. Après le départ de chercheur, le personnel du service procèdera à un récolement.
b) Les papyrus qui ne sont pas sous verre ne doivent pas être manipulés avec les mains. Le matériel adéquat pour sortir des fragments de papyrus des boîtes ou des pochettes est disponible sur demande auprès du personnel des archives.
c) Lors de la manipulation des fragments de papyrus qui ne sont pas sous verre, il est demandé de fermer la fenêtre pour prévenir les courants d’air et d’orienter la climatisation de façon à ce que la soufflerie ne soit pas dirigée vers la table de travail.
d) La mise sous verre des papyrus ne peut être réalisée que par un papyrologue ou sous sa supervision. Ce type d’intervention ne pourra être faite qu’après accord du responsable du service des archives et collections.
Règles générales de bonne conduite
a) Il est interdit de faire entrer dans les salles de consultation où se trouvent des objets archéologiques et/ou des archives en cours de consultation quiconque n'aurait pas été annoncé au préalable. Une autorisation doit être demandée au responsable du service des archives et collections, ou à son adjoint lors de son absence.
b) Les documents provenant des collections doivent être traités avec le plus grand soin et la plus grande attention. Les instructions de manutention émises doivent être strictement respectées.
c) Boire, manger et fumer sont interdits dans les locaux du service.
d) Les sacs doivent être laissés au sol, jamais posés sur les tables.
e) Les téléphones portables doivent être mis en silencieux.
f) Les appels téléphones doivent être émis ou reçus à l’extérieur des locaux du service des archives et collections.