Conditions d’accès aux documents
Le statut des archives
« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » (Code du Patrimoine, Article L. 211-1).
Le Code du Patrimoine expose les règles qui encadrent l’accès et l’utilisation de documents d’archives conservés dans une administration publique. Un document d'archive peut être libre d'accès ou soumis à des restrictions selon sa nature : archive publique ou privée, document administratif ou non. Pour chaque cas de figure, des exceptions introduites par d'autres textes de lois doivent être prises en compte (Code de la Propriété intellectuelle, Code de l’Éducation, Code des relations entre le public et l'administration, Code de la Recherche).
On distingue par ailleurs le droit de consulter, du droit de reproduire et du droit de diffuser et d’exploiter des documents d’archives.
La consultation des archives
La consultation des archives est le fait de pouvoir accéder aux documents et aux informations qu’ils contiennent, à l’exclusion de leur reproduction et de la diffusion des documents ou informations qu’ils contiennent.
L’accès aux archives est un droit. Ce principe inscrit dans la loi en 2008 (loi sur les archives du 15 juillet 2008, articulée avec la loi du 17 juillet 1978, dite « loi CADA », aujourd’hui codifiée dans le code des relations entre le public et l’administration – CRPA) est cependant régi par un ensemble de textes de lois qui en conditionnent la mise en application.
Les textes de loi distinguent les archives publiques, administratives ou non, des archives privées.
Les archives publiques
Ce sont « 1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ; 2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l’exercice d’une mission de service public par des personnes de droit privé ; [...] » (Code du patrimoine, Article L211-4).
Les règles de communicabilité des archives diffèrent si les documents sont administratifs ou non.
Documents administratifs : Sont considérés comme administratifs tous les documents produits ou reçus par une administration publique (administrations d'Etat, collectivités territoriales, établissements publics). Il en va de même pour les documents détenus par les organismes privés chargés d'une mission de service public pour autant qu’ils sont liés, par leur nature, leur objet, ou leur utilisation à la gestion de cette mission. L’article L. 311-2 du Code des relations entre le public et l'administration retient la notion de rattachement à une mission de service public pour qualifier la nature administrative des documents.
Documents non-administratifs : il s’agit des documents qui n’ont pas de lien avec une activité de service public et qui contient des informations qui ne sont pas des informations publiques (par exemple des données à caractère personnel, des informations touchant à la vie privée, à des secrets commerciaux ou à la défense nationale). Par exemple, les dossiers des agents de droit privé employés par un établissement public ou un organisme de droit privé, notamment le contrat de travail qui les lie à leur employeur, ne sont pas des documents administratifs.
Les règles :
- La consultation des documents non-administratifs est autorisée à l’expiration d’un certain délai défini par le Code du Patrimoine (Code du patrimoine, art. L.213-2)
- Pour les documents administratifs, il existe plusieurs cas de figure :
| Un document déjà diffusé publiquement | - | Pas d’obligation de communication |
| Un document non divulgué (voir lexique ci-dessous) et non achevé | - | Restriction d’accès |
| Un document non divulgué et achevé mais en mauvais état de conservation | - | Restriction d’accès |
| Un document non divulgué et achevé, en bon état de conservation et qui n’est pas sous droit d’auteur | - | Communicable sans restriction d’accès |
| Un document non divulgué et achevé, en bon état de conservation et qui est sous droit d’auteur | Communicable sur autorisation de l'auteur | |
| Un document non divulgué et achevé, en bon état de conservation et dont l’auteur n’est pas un enseignant-chercheur | - | Communicable sans restriction d’accès |
| Un document non divulgué et achevé, en bon état de conservation et dont l’auteur est un enseignant-chercheur | - | Communicable sur autorisation de l’auteur |
Pour l’Ifao spécifiquement
Dans un avis sur la mise à disposition des documents d’archives de l’Institut français d’archéologie orientale à des chercheurs, la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) a rappelé que concernant « (…) la documentation constituée par des agents de votre établissement au titre de leurs recherches, la commission précise que de tels documents, procédant de votre activité de service public, revêtent le caractère de documents administratifs et que le caractère restreint de leur diffusion ferait obstacle à ce que soit opposée, à une éventuelle demande de communication, la diffusion publique des ouvrages ou dossiers documentaires ainsi constitués. De tels documents seraient donc communicables à toute personne en faisant la demande selon les modalités de la loi du 17 juillet 1978. » (Commission d’accès aux documents administratifs, Conseil 20150673, séance du 21/05/2015).
Toutefois, cet avis est à nuancer car tout auteur détient, au titre de son droit moral, un droit de divulgation de ses œuvres, c’est-à-dire qu’il peut décider ou non de la rendre accessible à un large nombre. En novembre 2017, le Conseil d’État a rendu une décision imposant d’obtenir l’autorisation de l’auteur avant de pouvoir consulter certains documents d’archives comportant une œuvre inédites (Décision n° 375704, rendue le 08/11/2017).
Les archives privées
Ce sont « l’ensemble des documents définis à l’article L211-1 qui n’entrent pas dans le champ d’application de l’article L211-4. » (Code du patrimoine, Article L211-5). [C’est-à-dire les documents produits dans le cadre d’une activité privée, par un particulier, par une association ou par une entreprise].
- Si les archives privées ont été reçues en don ou en legs, leur accès est restreint et dépend des règles fixées par le donateur du fonds. Si aucune règle n'a été fixée par le donateur, les archives privées sont régis par les mêmes règles que les archives publiques de la structure publique propriétaire.
- Si les archives privées ont été achetées ou obtenues par dation, elles sont propriétés publiques et en tant que telles consultables selon les mêmes règles que les autres fonds de la structure publique propriétaire.
La consultation sur place
L’administration peut définir des horaires d’accès ou organiser des rendez-vous entre ses services et les demandeurs. De même, si le nombre de documents à consulter est très important, l’administration a la possibilité d’étaler dans le temps la communication afin qu’elle reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Cette communication doit cependant respecter le délai d’un mois.
Lexique des archives
Documents divulgués : il s’agit des documents rendus accessible à un large nombre de personnes parce qu’ils ont été publiés.
Données à caractère personnel : informations se rapportant à des personnes physiques (donc vivantes), identifiées ou identifiables, directement ou indirectement.
Information publique : documents communiqués ou divulgués par des personne publiques (état, collectives territoriales, établissements publics, etc.) et les personnes privées chargées d’une mission de service public, sur lesquels des tiers ne détiennent pas de droit de propriété intellectuelle. Aux termes de l'article L321-2 du Code des relations entre le public et l’administration : « ne sont pas considérées comme des informations publiques, les informations contenues dans des documents : a) Dont la communication ne constitue pas un droit pour toute personne en application du titre Ier ou d'autres dispositions législatives, sauf si ces informations font l'objet d'une diffusion publique conforme aux prescriptions des articles L312-1 à L312-1-2 ; (…) c) Ou sur lesquels des tiers détiennent des droits de propriété intellectuelle ».
Références :
https://siafdroit.hypotheses.org/
https://ethiquedroit.hypotheses.org/
https://archishs.hypotheses.org/
https://labarchiv.hypotheses.org/