Institut français
d’archéologie orientale du Caire

IFAO

Conditions d’accès aux documents

Le statut des archives

« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » (Code du Patrimoine, Article L. 211-1).

L’accès et l’utilisation des documents d’archives conservés au service des archives et collections peut être libre ou soumis à des restrictions. Les conditions diffèrent selon que le document est une archive publique ou privée, que le document est administratif ou non, ou encore s’il est protégé par un droit de propriété intellectuelle. Pour chaque cas de figure, des exceptions émergent d’autres textes de lois selon la nature des documents ou l’identité de celui qui les a produits (Code de la Propriété intellectuelle, Code de l’Éducation, Code des relations entre le public et l'administration, Code de la Recherche).

Par ailleurs, selon l’usage qui est prévu de faire des documents, les règles ne sont pas les mêmes. On distingue le droit de consulter, du droit de reproduire et du droit de diffuser et d’exploiter des documents d’archives.

La consultation des archives

La consultation des archives est le fait de pouvoir accéder aux documents et aux informations qu’ils contiennent, à l’exclusion de leur reproduction et de la diffusion des documents ou informations qu’ils contiennent.

L’accès aux archives est un droit. Ce principe inscrit dans la loi en 2008 (loi sur les archives du 15 juillet 2008, articulée avec la loi du 17 juillet 1978, dite « loi CADA », aujourd’hui codifiée dans le code des relations entre le public et l’administration – CRPA) est cependant régi par un ensemble de textes de lois qui en conditionnent la mise en application.

Les textes de loi distinguent les archives publiques des archives privées.

Les archives publiques

Ce sont « 1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ; 2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l’exercice d’une mission de service public par des personnes de droit privé ; [...] » (Code du patrimoine, Article L211-4). Les règles sont différentes selon que les archives publiques sont des documents administratifs ou non : 

  1. La consultation des documents non-administratifs est autorisée à l’expiration d’un certain délai défini par le Code du Patrimoine (Code du patrimoine, art. L.213-2)
  2. Pour les documents administratifs, il existe plusieurs cas de figure :

 

Un document déjà diffusé publiquement - Pas d’obligation de communication
Un document non divulgué et non achevé - Restriction d’accès
Un document non divulgué et achevé mais en mauvais état de conservation - Restriction d’accès
Un document non divulgué et achevé, en bon état de conservation et qui n’est pas sous droit d’auteur - Communicable sans restriction d’accès
Un document non divulgué et achevé, en bon état de conservation et dont l’auteur n’est pas un enseignement chercheur - Communicable sans restriction d’accès
Un document non divulgué et achevé, en bon état de conservation et dont l’auteur est un enseignement chercheur - Communicable sur autorisation de l’auteur

 

Pour l’Ifao spécifiquement

Dans un avis sur la mise à disposition des documents d’archives de l’Institut français d’archéologie orientale à des chercheurs, la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) a rappelé que concernant « (…) la documentation constituée  par  des  agents  de  votre établissement  au  titre  de  leurs  recherches,  la  commission  précise que  de  tels  documents,  procédant  de  votre  activité  de  service  public,  revêtent  le  caractère  de documents  administratifs et  que  le  caractère  restreint  de  leur  diffusion  ferait  obstacle  à  ce  que  soit opposée, à une éventuelle demande de communication, la diffusion publique des ouvrages ou dossiers documentaires ainsi constitués. De tels documents seraient donc communicables à toute personne en faisant la demande selon les modalités de la loi du 17 juillet 1978. » (Commission d’accès aux documents administratifs, Conseil 20150673, séance du 21/05/2015).

Toutefois, cet avis est à nuancer car tout auteur détient, au titre de son droit moral, un droit de divulgation de ses œuvres, c’est-à-dire qu’il peut décider ou non de la rendre accessible à un large nombre. En novembre 2017, le Conseil d’État a rendu une décision imposant d’obtenir l’autorisation de l’auteur avant de pouvoir consulter certains documents d’archives comportant une œuvre inédites (Décision n° 375704, rendue le 08/11/2017).

Les archives privées

Ce sont « l’ensemble des documents définis à l’article L211-1 qui n’entrent pas dans le champ d’application de l’article L211-4. » (Code du patrimoine, Article L211-5). [C’est-à-dire les documents produits dans le cadre d’une activité privée, par un particulier, par une association ou par une entreprise].

- Si les archives privées ont été reçues en don ou en legs, leur accès est restreint et dépend des règles fixées par le donateur du fonds.

- Si les archives privées ont été achetées ou obtenues par dation, elles sont propriétés publiques et en tant que telles consultables selon les mêmes règles que les autres fonds de la structure publique propriétaire.

La consultation sur place

L’administration peut définir des horaires d’accès ou organiser des rendez-vous entre ses services et les demandeurs. De même, si le nombre de documents à consulter est très important, l’administration a la possibilité d’étaler dans le temps la communication afin qu’elle reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Cette communication doit cependant respecter le délai d’un mois.

Vocabulaire utile des archives

Documents administratifs : Sont considérés comme administratifs tous les documents produits ou reçus par une administration publique (administrations d'Etat, collectivités territoriales, établissements publics). Il en va de même pour les documents détenus par les organismes privés chargés d'une mission de service public pour autant qu''ils sont liés, par leur nature, leur objet, ou leur utilisation à la gestion de cette mission. L'article L. 311-2 du Code des relations entre le public et l'administration retient la notion de rattachement à une mission de service public pour qualifier la nature administrative des documents.

Documents non-administratifs : il s’agit des documents qui n’ont pas de lien avec une activité de service public et qui contient des informations qui ne sont pas des informations publiques (par exemple des données à caractère personnel, des informations touchant à la vie privée, à des secrets commerciaux ou à la défense nationale). Par exemple, les dossiers des agents de droit privé employés par un établissement public ou un organisme de droit privé, notamment le contrat de travail qui les lie à leur employeur, ne sont pas des documents administratifs.

Documents divulgués : il s’agit des documents rendus accessible à un large nombre de personnes parce qu’ils ont été publiés. 

Données à caractère personnel : informations se rapportant à des personnes physiques (donc vivantes), identifiées ou identifiables, directement ou indirectement.

Information publique : documents communiqués ou divulgués par des personne publiques (état, collectives territoriales, établissements publics, etc.) et les personnes privées chargées d’une mission de service public, sur lesquels des tiers ne détiennent pas de droit de propriété intellectuelle. Aux termes de l'article L321-2 du Code des relations entre le public et l’administration : « ne sont pas considérées comme des informations publiques, les informations contenues dans des documents : a) Dont la communication ne constitue pas un droit pour toute personne en application du titre Ier ou d'autres dispositions législatives, sauf si ces informations font l'objet d'une diffusion publique conforme aux prescriptions des articles L312-1 à L312-1-2 ; (…)  c) Ou sur lesquels des tiers détiennent des droits de propriété intellectuelle ».

 

Références :

https://siafdroit.hypotheses.org/

https://ethiquedroit.hypotheses.org/

https://archishs.hypotheses.org/

https://labarchiv.hypotheses.org/